Politique de confidentialité
VERNEUIL-SUR-SEINE s’engage à ce que les traitements de données personnelles effectués dans le cadre de son activité soient conformes au règlement européen n°2016/679, dit Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) à caractère personnel ainsi qu’à la loi Informatique et Libertés.
Dans la présente politique de confidentialité (la « Politique »), nous vous expliquons comment et pourquoi nous utilisons vos données personnelles, quels sont vos droits et comment les exercer.
1 – Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?
Une donnée personnelle (« Donnée personnelle » ou « Donnée ») désigne toute information relative à une à une personne physique identifiée ou identifiable :
- Directement (nom, prénom, adresse électronique) ou
- Indirectement, dès lors que son association à une autre information permet de vous identifier (adresse IP, géolocalisation).
2 – À qui s’adresse cette Politique de confidentialité
La présente politique de confidentialité concerne :
- Les utilisateurs du site internet de Verneuil-sur-Seine, c’est-à-dire toute personne accédant et naviguant sur le site ;
- Les candidats à un emploi à la Mairie de Verneuil-sur-Seine, que ce soit dans le cadre de candidatures spontanées ou en réponse à des offres publiées par la Mairie ;
- Les administrés, à savoir toute personne physique ayant recours aux services municipaux, en ligne ou par tout autre moyen, et dont les données personnelles peuvent être collectées et traitées par Verneuil-sur-Seine.
3 – Qui collecte vos données ?
Le Responsable de traitement, au sens du Règlement européen sur la protection des Données, est la Mairie de Verneuil-sur-Seine commune et collectivité territoriale située au 6 boulevard André-Malraux, 78480 Verneuil-sur-Seine, immatriculée au Registre de l’Administration publique générale (8411Z), sous le numéro 217 806 421 et représentée par son Maire Fabien Aufrechter.
4 – Comment collectons-nous vos Données ?
À des fins de minimisation et dans la mesure où les activités de la Mairie de Verneuil-sur-Seine sont destinées à l’ensemble de ses citoyens, la collecte de vos données peut se faire de deux manières :
- Collecte directe (par le biais de formulaires ou lors d’événements) : dans ce cas, des mentions d’informations vous seront fournies afin de vous indiquer les finalités du traitement de vos données, vos droits et moyens de contact pour avoir plus d’informations ;
- Collecte indirecte : dans cette hypothèse, nous vous communiquerons une information vous indiquant la provenance de vos données, les finalités, vos droits et moyens de contact pour avoir plus d’information dans un délai d’un mois maximum à compter de la collecte indirecte de vos données personnelles.
En tout état de cause, la Mairie de Verneuil-sur-Seine s’engage à ne collecter que les données strictement nécessaires à la réalisation de ses traitements. En cas de données complémentaires facultatives, vous en serez informé(e)s et aurez le libre choix de les fournir ou non.
Les données collectées dans le cadre d’un traitement ne pourront pas être réutilisées dans un autre traitement.
5 – Pourquoi collectons-nous vos Données ?
La ville de Verneuil-sur-Seine est amenée à collecter des données à caractère personnel concernant les administrés. La majorité des traitements réalisés par la Mairie de Verneuil-sur-Seine reposent sur l’exercice d’une mission de Service public. Ces données à caractère personnel sont collectées et traitées pour les finalités suivantes :
| Services | Finalités | Base légale | Données personnelles traitées | Durée de conservation |
| Site internet et services en ligne | Gestion du recrutement | Exécution du contrat ou de mesures pré-contractuelles | Données d’identification (nom, prénom, moyen de contact etc.) Données de candidature fournies (CV, lettre de motivation etc.) Données de gestion (date de réception de la candidature, issue du traitement etc.) | 2 ans après le dernier contact avec le candidat (CV et lettre de motivation) |
| Gestion de l’espace citoyens | Intérêt légitime | Données d’identification (nom, prénom, sexe) Donnée de contact (adresse mail) | Les données sont conservées pendant toute la période d’activité du compte. Après désactivation volontaire ou automatique du compte, les données seront supprimées après 3 ans. | |
| Gestion des démarches administratives en ligne (État civil, listes électorales, logements, évènements etc.) | Mission d’intérêt public | Données d’identification (nom d’usage, nom d’épouse, prénom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse courriel) Données familiales (situation maritale, livret de famille, composition du foyer etc.) Données patrimoniales (patrimoine, revenus, statut professionnel etc.) Données de gestion (signature, motif de la demande, type d’évènement etc.) | Les registres de l’état civil sont conservés en archivage courant à la mairie pendant 100 ans à compter de leur clôture. Passé le délai de cent ans, les registres des communes sont conservés selon les règles fixées par les articles L. 1421-7, L. 1421-8, R. 1421-11 et R. 1421-12 du code général des collectivités territoriales. 3 ans maximum pour les listes électorales | |
| Inscription à la newsletter ville | Consentement | Données d’identification (nom, prénom, adresse courriel) | 3 ans après le dernier contact | |
| Formulaire de contact | Intérêt légitime | Données d’identification (nom, prénom, adresse courriel). Données de gestion (objet, motif de la demande) | 3 ans après le dernier contact | |
| Environnement | Gestion des déchets | Mission d’intérêt public | Données d’identification (nom, prénom, adresse postale) Données de gestion (date d’enlèvement, motif d’enlèvement) Données fiscales (éligibilité à la taxe foncière, statut propriétaire/locatif) | 1 an si pas de renouvellement |
| Gestion de l’aménagement de l’urbanisme | Mission d’intérêt public | Données d’identification (nom, prénom, adresse mail) Données de gestion (adresse, demande du permis de construire, motifs d’aménagements, réponse apportées, date des travaux) | Conservé 1 an dans le bureau de l’urbanisme puis conservation à vie en archives / 1 an à compter de la fin des travaux | |
| Vie quotidienne | Gestion des services de petite enfance (crèches, assistance maternelle etc.) et éducation (inscriptions scolaires). | Mission d’intérêt public | Données d’identification des parents et enfants (nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone, justificatif d’identité) Données de gestion médicales (nom du médecin traitant, carnet de santé, vaccinations, handicap, allergies) Données de filiation (acte de naissance, livret de famille, carnet) Données financières (revenus, avis d’imposition, allocations perçues, contrat d’assurance, RIB) Données professionnelles (profession, catégorie socio professionnelle, attestation pôle emploi) Données judiciaires (extrait du jugement de divorce) | Ces données sont conservées pendant toute la période où les enfants bénéficient d ces services. Les informations nominatives concernant les enfants et leurs responsables légaux ne sont pas conservées au-delà de la durée légale d’obligation scolaire ou du départ de l’enfant de la commune. Les données sont conservées qu’en tant de besoin et dans le respect de la règlementation en matière de prescription. |
| Gestion de la Maison des Familles | Mission d’intérêt public | Données d’identification des parents et enfants (nom, prénom, adresse postale, ville de résidence, numéro de téléphone, adresse courriel, nom, prénom et date de naissance des enfants) | Ces données doivent être conservées pendant toute la période où les administrés bénéficient des services de la Maison des Familles. | |
| Gestion des services seniors (animations, sorties, voyages, hébergements, assistance) | Mission d’intérêt public | Données d’identification des parents et enfants (nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone, date de naissance, justificatif d’identité) Données financières (revenus, avis d’imposition, retraites perçues, contrat d’assurance, RIB) Données de gestion (date d’inscription, type d’évènement, plans d’accompagnements souscrits) | Ces données doivent être conservées pendant toute la période où les administrés bénéficient des services pour seniors. | |
| Gestion de la restauration (cantines) | Mission d’intérêt public | Données d’identification (nom, prénom, moyen de contact) Données de gestion (jours de présence, dates) Données de santé (allergies, régime alimentaire spécifique) | 1 an pour les fiches sanitaires et les PAI 3 ans pour les fiches de pointage / Conservation en base active : – pendant l’inscription de l’enfant à la restauration scolaire ; – jusqu’au recouvrement des sommes dues. | |
| Gestion des annuaires (médicaux, paramédicaux et bien être, commerces…) | Mission d’intérêt public | Données d’identification (Nom, prénom, adresse, moyen de contact, nom de la société, secteur d’activité) Données de gestion (date d’inscription) | Ces données doivent être conservées pendant toute la période où le commerçant ou le professionnel de santé exerce son activité | |
| Culture, communication et loisirs | Gestion des photographies prises durant les évènements et animations | Mission d’intérêt public | Données d’identification (nom, prénom, moyen de contact) | 1 an |
| Gestion des inscriptions à la médiathèque | Mission d’intérêt public | Données d’emprunt (livres empruntés, auteur, titre, date des emprunts, date de retour prévus) Données d’identification (nom, prénom, date de naissance, sexe) Données de contact (adresse mail, téléphone) | Les informations relatives à l’identité des emprunteurs sont conservées tant qu’ils continuent à participer au service de prêts. La radiation peut être demandée par l’emprunteur lui-même. Lorsque celle-ci n’est pas demandée par l’emprunteur, elle doit intervenir d’office et dans tous les cas à l’issue d’un délai d’un an à compter de la date de fin de prêt précédent. Les informations concernant chaque prêt sont conservées jusqu’à la fin du quatrième mois suivant la restitution de l’objet du prêt. Au-delà de ce délai, les informations sur support magnétique sont détruites ; elles ne peuvent être conservées sur support papier que pour les besoins et la durée d’un contentieux éventuel. Norme simplifiée n°9 délibération n°99-27 du 22 avril 1999. Document de travail page 25 du 20/0/2012 S’agissant des documents d’archives, les informations relatives aux consultations sont conservées jusqu’au prochain récolement – inventaire – et dans la limite d’une durée maximum de 10 ans. | |
| Gestion des inscriptions aux animations et aux événements | Mission d’intérêt public | Données d’identification (nom, prénom, moyen de contact) Données de gestion (date d’inscription, date de l’activité, type d’abonnement) | 1 an | |
| Vie associative | Gestion de la vie associative (création, subventions, annuaires) | Mission d’intérêt public | Données d’identification (nom, prénom, adresse postale, moyen de contact, justificatif d’identité) Données de gestion (titre de l’association, adresse du siège, objet associatif, statuts, liste des membres) | Pendant toute la durée d’existence de l’association pour des besoins de gestion interne. Les données peuvent être conservées pour une durée limitée après la fin de l’adhésion pour permettre la gestion des archives et pour des raisons légales. En général, une période de 3 à 5 ans après la fin de l’adhésion est courante. |
| Gestion des évènements associatifs | Mission d’intérêt public | Données d’identification (nom, prénom, date de naissance, adresse postale) Données de gestion (date de l’évènement, motif, lieu) | Pendant toute la durée de l’évènement. Les données peuvent être conservées pour une durée limitée après la fin de l’évènement pour permettre la gestion des archives et pour des raisons légales. En général, une période de 3 à 5 ans après la fin de l’adhésion est courante. | |
| Gestion de l’action sociale communale | Mission d’intérêt public | Données d’identification (nom, prénom, date de naissance) Données professionnelles (profession) Données relatives à la vie privée (situation familiale) Justificatif administratif (revenu, avis d’imposition et de non-imposition, facture EDF, notification de minima sociaux de la CAF, facture de restauration scolaire, dépenses et recettes de la famille quittance de loyer, facture de téléphone, fiche de paie, relevé de RSA, justificatif de domicile) | 2 ans à compter du dernier contact émanant de la personne | |
| Centre Communale d’Action Sociale | Gestion des aides sociales légales et facultatives | Mission d’intérêt public | Données d’identification (nom, prénom, date de naissance, numéro de téléphone, adresse) Données familiales (situation maritale, composition du ménage) Données financières (patrimoine, ressources, allocations perçues) Données de gestion (type d’accompagnement, motif, date de la demande) | 2 ans en base active à compter de la dernière aide accordée. Par exception, les informations concernant les dossiers qui donnent lieu à recours sur succession peuvent être conservées jusqu’à la fin de l’opération de recette liée à de recours. |
| Gestion des alertes sociales | Obligation légale | Informations préoccupantes | Jusqu’à la majorité du mineur et du jeune | |
| Moyens généraux | Gestion de la Police municipale | Mission d’intérêt public | Données d’identification (nom, prénom, adresse postale, adresse email, date de naissance) Données judiciaires (casier judiciaire, arrestations, dates, motifs). Carte grise des véhicules | 3 ans maximum hors affaire judiciaire. Les données sont ensuite archivées ou détruites, dans les conditions prévues à l’article L.212-4 du Code du patrimoine. |
| Gestion des élections et consultations citoyennes | Mission d’intérêt public | Données d’identification (nom, prénom, adresse postale, adresse email, date de naissance) Données de gestion de contrôle du votant (titre d’identité, justificatif de domicile, âge) | Ces données doivent être conservées pendant toute la durée de l’élection et jusqu’à la proclamation des résultats. Puis 3 ans maximum. | |
| Gestion des concessions funéraires | Mission d’intérêt public | Données d’identification (nom, prénom, date de naissance) Données familiales (livret de famille, ayant-droits) Données de gestion (date du décès, date de l’enterrement) | En fonction de la durée de la concession funéraire. La durée varie selon les types de concession suivants : – temporaire : entre 5 ans et 15 ans – Trentenaire : 30 ans – Cinquantenaire : 50 ans – Perpétuelle : durée illimitée (si elle est entretenue et qu’il reste des héritiers) | |
| Gestion des autorisations d’inhumation | Mission d’intérêt public | Données d’identification (nom, prénom, date de naissance) Données familiales (livret de famille, ayants-droits) Données de gestion (date du décès, date de l’enterrement) | 50 ans |
6 – Données de gestion (date du décès, date de l’enterrement)
Certains champs de nos formulaires de collecte ne sont pas obligatoires. Les données obligatoires à renseigner sont matérialisées par un astérisque « * ».
7 – Avec qui partageons-nous vos Données ?
Par principe, la Mairie de Verneuil-sur-Seine ne partage pas vos données personnelles avec d’autres communes et/ou entreprises. Seuls les agents habilités par la mairie, qui ont une raison légitime d’accéder et de traiter ces données, peuvent en être destinataires au sein de nos services.
Les données peuvent éventuellement être transmises à des prestataires de services techniques choisis pour leur expertise et leur fiabilité qui agissent en notre nom et selon nos instructions (sous-traitant informatique, hébergeur de nos serveurs).
Nous n’autorisons pas ces prestataires à utiliser vos données à caractère personnel que dans la mesure où cela s’avère nécessaire pour rendre des services en notre nom ou pour respecter des exigences légales et nous nous efforçons de veiller à ce que vos données personnelles soient protégées en permanence.
La Mairie de Verneuil-sur-Seine pourra également être amenée à communiquer des données à des tiers vos données lorsqu’une telle communication est requise par la loi, une disposition réglementaire ou une décision judiciaire, ou si cette communication est nécessaire pour assurer la protection et la défense de nos droits.
Quand bien même la Mairie de Verneuil-sur-Seine s’efforce d’avoir recours à des tiers situés sur le sol de l’Union européenne, en cas de recours à un tiers situé hors du territoire sur l’Union Européenne, nous ferons en sorte :
- soit d’obtenir votre consentement express et non équivoque de partager vos données personnelles avec ces tiers ;
- soit que le tiers se situe sur un pays qualifié comme « adéquat » par la CNIL ;
- soit de conclure des contrats de transfert de données se conformant à minima aux clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.
8 – Vos données sont-elles envoyées hors de l’Union européenne ?
Nous ne partageons aucune de vos données en dehors de l’Union européenne avec des prestataires situés en dehors de l’Union européenne.
9 – Quelles mesures de sécurité avons-nous prises pour vous protéger ?
La Mairie de Verneuil-sur-Seine s’engage à protéger vos données personnelles contre toute perte, destruction, l’altération, accès ou divulgation non autorisées.
Pour cela, la Mairie de Verneuil-sur-Seine met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, au regard de la nature des données et des risques que leur traitement comporte, pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles et, notamment, pour empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.
Ces mesures peuvent notamment comprendre des pratiques telles qu’un accès limité aux données par le personnel des services habilités à y accéder en raison de leurs fonctions, des garanties contractuelles en cas de recours à un prestataire externe, des études d’impact sur la vie privée, des examens réguliers de nos pratiques et politiques de respect de la vie privée et/ou des mesures de sécurité physiques et/ou logiques.
10 – Quels sont vos droits ?
Conformément à la loi informatique et libertés et sous réserve du respect des obligations légales qui sont imposées à Verneuil-sur-Seine dans le cadre de son activité, chaque individu peut exercer les droits suivants :
- Droit d’accès : solliciter une copie des données vous concernant dont dispose le responsable de traitement
- Droit de rectification : corriger ou compléter une donnée inexacte vous concernant
- Droit d’effacement : demander l’effacement de tout ou partie de vos données
- Droit d’opposition : s’opposer à ce que nous traitions vos données, y compris dans le cadre d’activités de profilage ; cette demande est incompatible avec le traitement de votre demande de contact ou de devis
- Droit de retrait : décider à tout moment de retirer votre consentement
- Droit de limitation du traitement : limiter l’utilisation de vos données pendant la durée de traitement de votre demande
- Droit à la portabilité : demander de récupérer une partie de vos données traitées par Verneuil-sur-Seine dans un format lisible par machine
Lorsqu’une violation de données susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés est détectée, vous serez informés de cette violation dans les meilleurs délais.
Vous pouvez formuler des directives relatives à la conservation, l’effacement et à la communication de vos données personnelles après décès, conformément à l’article 85 de la loi 78-17 du 6 janvier 1978.
11 – Comment exercer vos droits ?
Ces droits ainsi que ces directives peuvent être exercés et adressés en nous écrivant :
- par voie postale à l’adresse suivante : Mairie de Verneuil-sur-Seine – Service DPO – 6 boulevard André Malraux, 78480 Verneuil-sur-Seine ; ou
- par voie électronique : rgpd@verneuil78.fr
Selon le type de demande et en cas de doute sur votre identité, nous pouvons vous demander de justifier de votre identité à réception de votre demande.
Une réponse vous sera alors adressée dans un délai de 1 mois suivant la réception de la demande. Dans certains cas, liés à la complexité de la demande ou du nombre de demande, ce délai peut-être prolongé de 2 mois.
Vous pouvez également vous adresser à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), autorité de régulation chargée de faire respecter la règlementation sur la protection des données à caractère personnel en France, par internet https://www.cnil.fr/fr/agir ou par voie postale à l’adresse suivante : Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, 3 Place de Fontenoy – TSA 80715, 75334 PARIS CEDEX.
12 – Modification de la présente Politique de confidentialité
Nous pouvons mettre cette politique à jour en publiant une nouvelle version sur notre site, auquel cas vous en serez informé lors de votre prochaine visite sur le Site.
13 – Contact
Pour toute question concernant la Politique de confidentialité, vous pouvez nous contacter par les moyens suivants :
- par voie électronique : rgpd@verneuil78.fr
- par voie postale : Mairie de Verneuil-sur-Seine, Service DPO – 6 Boulevard André-Malraux, 78480 Verneuil-sur-Seine